TIPS de la semana
Debes seguir estos 5 pasos si quieres mejorar tus procesos operativos y administrativos:
1.- Grafica los procesos como están. Dibuja cada paso y cada decisión que se debe tomar.
2.- Anota toda la información relevante para cada paso y cada decisión. La información relevante te dará una mejor perspectiva sobre que se hace y si se puede mejorar o es necesario dejar como está.
3.- Analiza toda la información que juntaste y con marcadores de colores pon lo realmente indispensable, lo que se podría mejorar y lo que podrías quitar definitivamente.
4.- Dibuja el proceso lo más corto que puedas y revisalo con el equipo trabaja dentro del proceso. Ellos te darán más ideas.
5.- Si encuentran fallas en el proceso propuesto, regresa al paso 3. Si todos están de acuerdo con los cambios, es hora de implementarlos.
TIPS para aumentar considerablemente la probabilidad de éxito en un cambio:
1.- Análisis completo del cambio: Cómo está ahora lo que quieres cambiar; Qué quieres lograr con el cambio; A quién afecta y de qué forma.
2.- Plan de cambio: Objetivo del cambio; Tareas y responsabilidades para que se de; calendario con fechas de entrega.
3.- Ejecución: Lo más importante de este paso es la supervisión para asegurar que el plan vaya en tiempo y forma. Y que todos los involucrados en el cambio hagan su parte.
4.- Medición: Medir antes y después del cambio nos da información valiosa sobre las mejoras que obtenemos.
5.- Involucra a todos los afectados en el cambio: No hay mejor forma para que la gente se involucre que invitarlos desde la planeación y escuchar lo que tienen que decir. No hay cosa más estresante que enfrentar un cambio sin tener decisión.
Si estás empezando con medición de KPI´s te hacemos unas recomendaciones:
1.- Busca KPI´s con la información que ya tienes y confías.
2.- Calcula KPI´s sencillos. Lo importante es empezar con la cultura de medir, comparar y mejorar.
3.- Se constante. Al principio tal vez no tengas mucha comparación y no veas mucho cambio, pero te aseguro que si lo sigues haciendo verás mejoras a largo plazo.
Todas las empresas necesitan diferentes KPI´s dependiendo del giro, de cómo hacen su trabajo y de que buscan o cómo buscan crecer en un futuro. Los indicadores tienen que decirnos si vamos por buen camino para lograr el objetivo que buscamos. No tienen por que ser complicados.
Productividad - una palabra que todos queremos mejorar. Pero cómo hacerlo?
Tratar de eliminar trabajos repetitivos.
Capacitar.
Quitar trabajos repetitivos es más fácil de lo que podemos pensar. Ya existe tecnología para más del 90% de los trabajos repetitivos y a precios realmente accesibles. Solo hay que encontrar la que realmente soluciona tu problema.
La capacitación es la herramienta más efectiva para mejorar la productividad. Dar nuevos conocimientos y alentar a que los usen en el trabajo ayuda a que usen correctamente las herramientas que tienen, diaminuir rotación, aumentar productividad, fortalecer el trabajo en equipo y a facilitar la integración de nuevos miembros a la empresa, entre otras cosas.
Todos conocemos los KPI´s como una herramienta para logro de objetivos, pero cómo hacer que funcionen?
7 pasos para hacer funcional los KPI´s
1.- Plantear objetivos difíciles pero alcanzables.
2.- Traducirlos a tareas y responsabilidades. (Ej. si el objetivo es aumentar clientes, una tarea es hacer “x” llamadas o mails al día para prospectar).
3.- Asignar esas tareas al equipo de trabajo.
4.- Seguimiento del cumplimiento de tareas. Sin seguimiento se pierde el interés por lograr los objetivos.
5.- Medir los resultados que estamos obteniendo de las tareas realizadas.
6.- Ajustar. Muchas veces no son suficientes las tareas que se asignamos en un principio y debemos hacer modificaciones para lograr el objetivo.
7.- Continuidad. Si dejamos de hacer alguno de los puntos de arriba, es muy probable que no logremos el objetivo planteado.